GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ Minimize

 

   

 Giải pháp chuyển đổi số

Hiện nay thực hiện chuyển đổi số đang là yếu tố phát triển mang tính sống còn trong các đơn vị kinh doanh và các tổ chức nhằm duy trì sự phát triển và tính cạnh trạnh khốc liệt trong xu thế hội nhập phát triển bền vững mới.


Tại sao cần tìm kiếm giải pháp chuyển đổi số?

- Thế giới đang trong giai đoạn bắt đầu của Cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, một cuộc Cách mạng công nghệ mới, đặc biệt khác với các Cuộc cách mạng trước đây. Về tốc độ, tăng theo hàm lũy thừa, về phạm vi và chiều sâu, đây là cuộc Cách mạng dựa trên cách mạng số và kết hợp nhiều công nghệ, dẫn đến sự thay đổi chưa từng có tiền lệ trong mô hình kinh tế - xã hội.

- Chuyển đổi số (Digital Transformation) mô tả việc ứng dụng công nghệ số hay gọi là số hoá vào tất cả các khía cạnh của đời sống kinh tế - xã hội, tái định hình cách chúng ta sống, làm việc và liên hệ với nhau. Để thực hiện được thành  công cuộc Cách mạng 4.0,  không  để  tụt  hậu,  các quốc gia phải  thực  hiện Chuyển đổi số càng sớm càng tốt. Kinh nghiệm của những lần chuyển đổi công nghệ trước đây đã cho thấy, những nước đi đầu trong ứng dụng và phát triển công nghệ mới sẽ luôn là những nước thịnh vượng, phát triển nhất.

- Đối với một quốc gia nói chung, chuyển đổi số tạo ra nhiều việc làm mới hơn, sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực, tài nguyên và cải thiện trong các lĩnh vực khác nhau trong đời sống và trong công việc, chuyển đổi số tạo tiềm năng khổng lồ cho các lĩnh vực chăm sóc sức khoẻ, giao thông, thương mại công nghiệp...nó được hỗ trợ bởi các công nghệ mới liên kết với nhau và được xử lý bằng máy tính  và trí tuệ nhân tạo. Những công nghệ này đã giúp công việc trở lên nhẹ nhàng hơn, thực hiện nhiệm vụ mà trước đây là không thể 

Các tồn tại về chuyển đổi số trong các đơn vị

Hiện nay, tại các cơ quan đơn vị, nhu cầu số hóa văn bản từ file ảnh, pdf rất phong phú và đa dạng. Có thể số hóa văn bản phục vụ mục đích học tập nghiên cứu hoặc làm tài liệu tham khảo, đặc biệt là vấn đề số hóa công văn giấy tờ. Các công văn giấy tờ đến trong ngày thường được scan từ bản đỏ, sau đó đính kèm gửi tới các cơ quan đơn vị. Do là định dạng ảnh, hoặc pdf được quét từ máy scanner, nên nếu muốn số hóa nội dung văn bản để phục vụ công tác lưu trữ, tra cứu, quản lý thì phải thực hiện bằng tay. Quá nhiều văn bản đến trong ngày sẽ dẫn đến rủi ro nhập liệu sai, nhầm lẫn, làm giảm hiệu quả công việc của người thực hiện, ảnh hưởng tới chất lượng thực hiện nhiệm vụ của đơn vị.

Bên cạnh đó việc, trong giai đoạn thực hiện chuyển đổi số, nhiều CSDL cần được hình thành, dẫn đến nhu cầu nảy sinh về việc bóc tách các trường thông tin hàng loạt từ các văn bản tuân thủ biểu mẫu để hình thành CSDL nhanh chóng, tiết kiệm việc nhập dữ liệu và thao tác lặp đi lặp lại. Đây là 1 nhu cầu khách quan cho việc xây dựng 1 công cụ chuyển đổi số cho các văn bản cùng với nhu cầu lưu trữ tập trung dữ liệu bóc tách nhằm xây dựng CSDL dùng chung.

Phần mềm số hóa TriAx

Hệ thống được thiết kế hợp lý, phát triển trên nền tảng công nghệ mới, đáp ứng các tiêu chuẩn quy định, kiến trúc thống nhất, sẽ đảm bảo sử dụng lâu dài và vận hành ổn định, tránh sự lãnh phí khi đầu tư cho các dự án riêng lẻ. Phần mềm số hoá Triax bao gồm nhiều mô đun, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu về số hóa như:  Quy trình số hóa tổng thể theo từng bước; quét tài liệu, nhận dạng trích xuất thông tin; chuẩn hóa dữ liệu, tạo lập dữ liệu và CSDL; xử lý logic dữ liệu

  • Áp dụng linh hoạt tạo lập cơ sở dữ liệu lớn.
  • Hệ thống có khả năng phân loại tài liệu phức tạp với nhiều loại tài liệu trong cùng một tệp (tích hợp công nghệ OCR).
  • Khai thác nội dung văn bản được dễ dàng, nhanh chóng và có thể mở rộng phạm vi sử dụng nguồn tài nguyên.

Chức năng quản lý cơ sở dữ liệu và số hóa tài liệu:

- Tiếp nhận tài liệu gửi đến, lưu trữ tập trung dữ liệu: toàn bộ tài liệu tại đầu mối cung cấp thông tin được truyền tải lên hệ thống cần lưu trữ tập trung tại trung tâm tích hợp dữ liệu. Tại đây hệ thống đã bước đầu chuẩn hóa tài liệu và đưa vào xử lý;

- Thực hiện xử lý OCR các tài liệu vừa tiếp nhận: Hệ thống cung cấp chức năng tự động quét các thư mục chứa tài liệu chưa được xử lý, tiến hành chuyển tài liệu từ dạng ảnh file PDF sang file TXT đồng thời lưu vào cở sở dữ liệu tạm thời;

- Phân loại tài liệu kết quả: Hệ thống tự động bóc tách thông tin theo dữ liệu TXT đã được lưu vào cơ sở dữ liệu tạm để tiến hành phân loại tài liệu. Dữ liệu chuẩn hóa dựa trên các đầu thủ tục hành chính và biểu mẫu đi kèm;

- Xây dựng CSDL tự động: Căn cứ vào các loại tài liệu đã được phân loại ở trên, hệ thống tự động bóc tách các trường thông tin cần thiết ứng với từng loại kết quả. Hệ thống tự động chuẩn hóa dữ liệu bóc tách được với các danh mục có sẵn theo chuẩn định dạng dữ liệu và lưu vào CSDL;

- Cập nhật, đối chiếu thông tin trong tài liệu với thông tin trong CSDL: Hệ thống cung cấp chức năng cho phép cán bộ nghiệp vụ thực hiện kiểm duyệt tài liệu, đối chiếu dữ liệu hệ thống bóc tách được với tài liệu gốc file PDF đi kèm. Tùy từng loại tài liệu, hệ thống sẽ đưa ra các trường dữ liệu lên giao diện và file PDF tương ứng để thuận tiện trong quá trình đối chiếu thông tin và cập nhật dữ liệu. Quá trình cập nhật và đối chiếu thông tin trong tài liệu gồm: thông tin loại tài liệu, thông tin nhân thân...

Các công cụ cơ bản và giao diện người dùng:

- Kiểm duyệt, hiệu chỉnh thông tin bóc tách từ tài liệu: Hệ thống hỗ trợ giao diện thân thiện giúp cán bộ nghiệp vụ có cái nhìn tổng quan, thuận tiện trong quá trình kiểm duyệt và hiệu chỉnh thông tin. Hệ thống cũng đưa ra các gợi ý về các trường thông tin cần hiệu chỉnh một cách trực quan để cán bộ nghiệp vụ dễ dàng thực hiện;

- Quản lý, cập nhật thông tin: Hệ thống có chức năng hỗ trợ cán bộ nghiệp vụ chỉnh sửa cũng như cập nhật thông tin kết quả  vào CSDL dễ dàng, chính xác. Cán bộ quản lý được cung cấp các chức năng duyệt tài liệu thuận tiện nhanh chóng và chính xác;

- Truy xuất và xem các tài liệu về kết quả trong CSDL: Hệ thống cung cấp chức năng tìm kiếm linh hoạt cơ bản và nâng cao giúp cán bộ nghiệp vụ, quản lý truy xuất và xem các tài liệu về kết quả một cách nhanh chóng, hiệu quả phục vụ công tác chuyên môn của các đơn vị.

Quản trị hệ thống:

- Cung cấp các chức năng để Quản trị hệ thống quản lý các danh mục dùng chung trong hệ thống, quản lý tài khoản người sử dụng tại các đơn vị...

Chuyển đổi số không còn là câu chuyện tương lai mà nó đã và đang hiện hữu tại các đơn vị, tổ chức, thúc đẩy các đơn vị nhanh chóng áp dụng các giải pháp chuyển đổi số. TriAx hy vọng sẽ là người bạn đồng hành, cung cấp giải pháp chuyển đối số tốt nhất, hỗ trợ các doanh nghiệp trên con đường chuyển đổi số.